Conditions générales de vente | MEDIAWEB

CONDITIONS GENERALES DE VENTE

Dernière mise à jour : 30 juillet 2024

Introduction

Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) définissent les modalités et conditions de vente des services et produits informatiques fournis par MEDIAWEB, une entreprise qui propose des services informatiques incluant, mais non limité à :

Cloud computing ;
Support informatique,
Fourniture de matériel IT et autres services associés.

Article 1 – Définitions

Dans le cadre des présentes Conditions Générales de Vente et de la convention particulière ci-dessous définie, les termes visés au présent Article sont définis comme suit :

« Client » : désigne la personne physique ou morale qui engage le Prestataire de Services en vue de la réalisation d’une Mission.
« Conditions Générales de Vente ou CGV » : désigne les présentes conditions générales de vente.
« Contrat » : Les documents écrits et contractuels qui encadrent la relation entre le Client et le Prestataire, et qui définit leurs droits et obligations respectifs. Il s’agit des CGV et/ou de la Convention Particulière, y compris ses avenants éventuels ou de tout autre document (bon de commande ou autre…).
« Convention Particulière » : désigne la convention conclue entre le Prestataire de Services et le Client, et qui définit les termes et les conditions de la réalisation de la Mission.
« Mission » : désigne l’ensemble des services qui seront réalisés par le Prestataire de Services au profit du Client, conformément à leur accord.
« Prestataire de Services ou MEDIAWEB » : La SRL MEDIAWEB, enregistrée à la BCE sous le numéro 0696.595.206, dont le siège social est sis 604 Chaussée de Bruxelles 3090 Overijse – Belgique.
« Parties » : désigne le Client et le Prestataire de Services.

Article 2 – Domaine d’application & Formation du Contrat

2.1 Les présentes Conditions Générales de Vente encadrent la réalisation de la Mission par le Prestataire de Services pour le compte du Client.

De plus, la collaboration entre le Prestataire de Services et le Client pourra faire l’objet d’une Convention Particulière qui précisera la Mission, ainsi que certains aspects pratiques, techniques et financiers.

La collaboration et/ou la signature d’une Convention Particulière entre les Parties emporte adhésion entière et sans réserve du Client aux présentes Conditions Générales.

2.2 L’acceptation du Contrat par Client est matérialisée par sa signature (électronique ou manuscrite) de la Convention Particulière ou de tout autre document (bon de commande ou autre…) Cette démarche équivaut pour le Client à reconnaitre qu’il a pris pleinement connaissance et qu’il approuve, sans réserve, les Conditions Générales de Vente.

Article 3 – Missions

3.1 Le Prestataire de Services est spécialisé dans le domaine de l’informatique : conseils, gestion des installations informatiques, traitement de données, Cloud, support et matériel IT…)

MEDIAWEB propose diverses prestations IT, incluant :

Support utilisateur : Assistance technique dédiée aux utilisateurs finaux.
Support infrastructure sur site : Maintenance et assistance des infrastructures IT chez le Client.
Support infrastructure Cloud : Gestion et assistance des infrastructures IT hébergées sur le Cloud.
Support des systèmes et des utilisateurs à distance : Assistance à distance pour les systèmes et les utilisateurs, utilisant un logiciel tiers (TeamViewer) que le Client doit accepter et installer sur ses postes ou serveurs.

MEDIAWEB commercialise des produits et services sous forme de licences assorties d'un abonnement récurrent, notamment Microsoft 365, VEEAM, TrendMicro, Microsoft Azure, etc. Les abonnements peuvent être mensuels, trimestriels ou annuels, conformément aux modalités spécifiées lors de l'achat.

Par ailleurs, certains produits et services peuvent être soumis à un engagement annuel, biennal ou triennal. Pour ces produits et services, lorsque le Client souhaitera résilier son engagement, il devra le notifier à MEDIAWEB par lettre recommandée, au moins 30 jours calendaires avant la date de renouvellement, afin de permettre à MEDIAWEB de prendre les mesures nécessaires avant le renouvellement automatique de l'engagement.

3.2 Chaque Mission commencera par une analyse détaillée des besoins du Client, qui permettra de faire un état des lieux de son installation informatique, de définir les processus qui seront mis en place afin d’assurer au mieux la bonne réalisation de la Mission.

3.3 Pendant la réalisation de la Mission, le Client reste responsable de son installation informatique, ainsi que de ses choix stratégiques et des résultats qui en découleront. Il reste également responsable de l’exhaustivité, de la fiabilité et de l’exactitude des informations qu’il communique au Prestataire de Services, ainsi que de la bonne application de la législation et des règlements en vigueur. Le Prestataire de Services ne peut être considéré comme se substituant aux obligations du Client du fait de ses Missions.

3.4 Les prestations à effectuer par MEDIAWEB dans le cadre de la Mission n’incluent pas, par défaut, une intervention sur site chez le Client à moins que cela soit stipulé dans la Convention Particulière ou tout autre document (bon de commande ou autre…).

Toutes les interventions techniques se font donc via un accès distant.

3.5 En l’absence de signature d’un accord avec le Client, MEDIAWEB ne peut garantir une réponse/résolution dans un temps donné.

3.6 Les données et l’infrastructure IT des Clients, y compris mais sans s'y limiter les machines virtuelles, l'espace de stockage, et les serveurs, seront hébergées et gérées via la plateforme Microsoft Azure. MEDIAWEB garantit que cette utilisation se conformera aux normes de sécurité et de confidentialité en vigueur, et sera conforme aux lois applicables en matière de protection des données. Le Client reconnaît et accepte que l’utilisation de Microsoft Azure est soumise aux conditions générales d’utilisation de cette plateforme.

3.7 La vente de matériel informatique, comprenant mais sans s'y limiter les ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, écrans, serveurs, et petits équipements informatiques, est soumise aux présentes Conditions Générales de Vente. Le Client bénéficie du droit de retourner le matériel et du droit de rétractation conformément à la législation en vigueur. En outre, MEDIAWEB offre des extensions de garantie constructeur, dont les termes et conditions spécifiques seront détaillés au moment de l'achat. Le Client est invité à prendre connaissance de ces termes avant l'acquisition du matériel.

3.8 MEDIAWEB s'engage à respecter les obligations de recyclage et de gestion des déchets électroniques conformément aux réglementations belges en vigueur, notamment les obligations imposées par Recupel. Cela inclut la collecte, le traitement et le recyclage des équipements électroniques mis sur le marché, assurant ainsi une gestion responsable et durable des déchets électroniques.

3.9 Pour rappel, un devis signé par le Client équivaut à une commande confirmée. En règle générale, MEDIAWEB ne requiert pas de bon de commande distinct. En l'absence de bon de commande, la signature du devis par le Client fera office de confirmation de commande et d'acceptation des termes et conditions associés.

3.10 Les services de sauvegarde fournis par MEDIAWEB sont soumis à une configuration minimale spécifique, comme stipulé dans les documents d'information. Celle-ci inclut :

Un volume minimum de 50 giga-octets pour les sauvegardes, applicable aux services Microsoft 365, Microsoft Azure, ainsi qu'aux postes de travail et serveurs.
Une rétention des données de 3 mois, assurant que les données sauvegardées seront conservées pour une période de trois mois avant d'être supprimées.
Une fréquence de sauvegarde journalière, garantissant que les données sont sauvegardées quotidiennement pour une protection continue.
Le Client reconnaît et accepte ces conditions minimales pour la configuration des sauvegardes, nécessaires pour assurer une gestion efficace et sécurisée des données.

Article 4 - Obligations de confidentialité

4.1 Pendant toute la durée de la Mission, les Parties s'engagent à :

Ne pas divulguer ni permettre la divulgation par les membres de leur personnel de toute information ou tout document obtenu de l’autre Partie, par quelque moyen que ce soit, dans le cadre de la Mission, sauf à un tiers lui-même engagé dans les mêmes conditions ;
Conserver confidentiel, tout document ou toute information dont la divulgation à son bénéfice est nécessaire à l'exécution de la Mission ;
Ne pas exploiter lesdites informations dans leur propre intérêt et/ou dans l’intérêt d’un tiers.

4.2 L'engagement ci-dessus énoncé ne s'applique pas aux informations et documents tombés dans le domaine public pour toute autre raison que la violation du présent article, se trouvant déjà en la possession de la Partie concernée au moment de la communication par une autre Partie, ou lorsque, postérieurement à la communication par une autre Partie, ces documents et informations sont reçus d'un tiers autorisé à les divulguer, devant être produit en cas de nécessité, uniquement devant les tribunaux et devant les représentants des administrations fiscales et sociales, habilités à en obtenir la communication.

Le Client donnera au Prestataire de services, un accès à ses installations informatiques et/ou à l’ensemble des informations nécessaires à la réalisation de la Mission.

Article 5 - Responsabilités– Assurances

5.1 Le Prestataire de services s'engage à exécuter la Mission avec tout le soin en usage dans sa profession et à se conformer aux règles de l'art en vigueur. En outre, sous réserve de toute disposition légale impérative contraire, il est expressément spécifié que le Prestataire de services n'est tenu que par une obligation de moyens et non de résultat.

5.2 Le Prestataire de services n’est pas responsable des dommages indirects, y compris les pertes de bénéfices ou d’économies escomptées, même au cas où le Prestataire de services aurait eu connaissance de la possibilité de la survenance de tels dommages, et ce même découlant d’une faute du Prestataire de services ou d’une faute dans la réalisation de la prestation au titre du présent contrat.

La responsabilité du Prestataire de Services ne peut être mise en cause quant à l’utilisation par le Client des conseils qui lui auront été communiqués.

La responsabilité du Prestataire ne pourra être engagé qu’en cas de faute lourde, ou de manquement grave à ses obligations.

5.3 La responsabilité de MEDIAWEB en tant que Prestataire de Service ne sera pas engagée en cas d’incident ou de dommage causé par un produit tiers (par exemple, une mise à jour automatique de produits).

La responsabilité de MEDIAWEB en tant que Prestataire de Service ne sera pas engagée en cas de non-disponibilité ou dysfonctionnement d’un produit tiers revendu ou utilisé par MEDIAWEB, par exemple un produit vendu par Microsoft.

De plus, la responsabilité de MEDIAWEB en tant que Prestataire de Service ne sera pas engagée en cas de prérequis lié à un autre prestataire technique travaillant avec le Client final, empêchant l’intervention du Prestataire. (C’est le cas si MEDIAWEB doit configurer un produit ou intervenir sur une installation, mais doit attendre l’accès de la part d’un autre prestataire/administrateur).

5.4. La responsabilité de MEDIAWEB en tant que Prestataire de Service ne sera pas engagée en cas d’infection par un virus et la destruction de données chez le Client.

5.5 Le Prestataire de services atteste avoir souscrit une assurance civile professionnelle auprès d’une compagnie d’assurances notoirement solvable et établie en Belgique, afin de garantir les conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile, professionnelle et/ou contractuelle du fait des dommages et préjudices qui pourraient être causés au Client et à tout tiers dans le cadre de l’exécution de sa Mission. Il s’engage également à la maintenir en vigueur pendant toute la durée de ses engagements.

Article 6 – Tarifs

6.1. Toute commande de services ou produits doit être confirmée par écrit par le Client. La validation de la commande implique l'acceptation sans réserve des présentes CGV.

6.2. Le montant des honoraires dus au Prestataire de Services est fixé dans la Convention Particulière ou de tout autre document (bon de commande ou autre…). Ils sont indiqués en Euros et comprennent la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) au taux belge en vigueur au jour de la signature de la Convention Particulière. Tout changement du taux de TVA applicable sera automatiquement répercuté au Client par le Prestataire de Services.

6.3. Les prix indiqués dans la Convention Particulière ou de tout autre document (bon de commande ou autre…) ne visent que la réalisation des taches décrites dans la Convention Particulière ou de tout autre document (bon de commande ou autre…) à l’exclusion de toute autre prestation.

Toute autre prestation demandée par le Client lui sera facturée en plus du prix prévu dans la Convention Particulière ou de tout autre document (bon de commande ou autre…).

6.4 Les délais de livraison des produits et d'exécution des services sont indiqués à titre indicatif. Le Prestataire de Services s'efforce de respecter les délais convenus, mais ne pourra être tenu responsable en cas de retard dû à des circonstances indépendantes de sa volonté.

6.5. En raison de l'impossibilité de supprimer les sauvegardes durant une période donnée correspondant à la stratégie de rétention des données choisie par le Client, des frais de sortie seront appliqués. A la demande du Client, la rétention des données sur un support immuable et inaltérable, pour une durée de 3 mois ne pourra se faire qu’avec un délai supplémentaire de 3 mois. En d’autres termes, il faudra 3 mois en plus avant la libération effective de l'espace de stockage, ce qui entraine de facto des coûts supplémentaires à charge du Client. Les frais de sortie, propres à chaque Client seront calculés et communiqués par le Prestataire en fonction de leur configuration et temps de rétention, et seront mentionnés dans la Convention Particulière ou de tout autre document (bon de commande ou autre…).

Les sauvegardes effectuées sur un support cloud immuable ou inaltérable sont soumises à des frais de sortie spécifiques, comme mentionné au bas des devis de MEDIAWEB.

Le Client reconnaît et accepte ces frais de sortie, nécessaires pour couvrir les coûts associés à la gestion et à la sécurisation des sauvegardes sur des supports cloud immuables ou inaltérables.

6.6 De plus, toute demande de restauration de données à partir d'une sauvegarde est sujette à facturation. Les coûts associés à cette restauration seront communiqués au Client et devront être acceptés avant l'exécution de la restauration.

Article 7 – Facturation & Paiement

7.1 Les taches réalisées par le Prestataire de Services dans le cadre de la Mission, seront facturées conformément à la Convention Particulière, ou de tout autre document (bon de commande, convention…).

Les paiements des factures et des produits peuvent être effectués par virement bancaire ou via un portail de paiement sécurisé utilisant Bancontact. Pour chaque facture, un lien est envoyé par courrier électronique au Client, dirigeant vers un portail où la facture est disponible en version électronique. Ce portail permet au Client de régler directement par Bancontact ou QR code, ainsi que de télécharger la facture.

Sauf accord contraire des Parties, matérialisé dans la Convention Particulière ou de tout autre document (bon de commande, convention…), le Client s’oblige à payer toute facture émise par le Prestataire de Services dans un délai de trente (30) jours courant à compter de la date d’émission de la facture.

Dans certains cas spécifiques, le paiement d’un acompte pourra être demandé au Client avant le début de la Mission ; le solde sera réglé à la fin de la mission.

Les paiements seront effectués par virement sur le compte du Prestataire de Services mentionné dans la Convention Particulière ou de tout autre document (bon de commande, convention…).

7.2 Toute somme non payée à son échéance ou tout règlement non conforme au montant facturé donnera lieu de plein droit et sans mise en demeure préalable, au paiement de pénalité de retard, calculée sur la base du taux d'intérêt légal en vigueur, ainsi qu'à une indemnité forfaitaire de cent (100) euros pour frais de recouvrement.

Ces pénalités courent dès le jour suivant la date de règlement portée sur la facture et jusqu’au jour du paiement effectif sachant que tout mois commencé est dû dans son entier. Le défaut de paiement à l’échéance entrainera, après l’envoi d’un courrier de mise en demeure par le Prestataire de Services, l’exigibilité immédiate de toutes les sommes restantes dues, outre les intérêts et pénalités prévus, ainsi que les frais judiciaires éventuels.

7.3 En cas de non-paiement des honoraires aux échéances prévues et/ou en cas de non-respect par le Client d’une quelconque disposition figurant dans les Conditions Générales de vente et/ou la Convention Particulière ou de tout autre document (bon de commande ou autre…), le Prestataire de Services bénéficie de la possibilité de suspendre immédiatement la Mission. Lorsque la Mission est suspendue, les délais de remise des travaux sont prolongés pour une durée au moins égale à celle de la suspension pour autant que le Prestataire de Services dispose de toutes les informations et tous les accès nécessaires à l’exécution des travaux à réaliser. Pendant la période de suspension, les obligations du Client demeurent applicables.

7.4 Toute contestation d’une facture devra être faite dès réception et motivée. Ladite contestation ne pourra justifier le non-paiement des autres prestations non contestées, y compris celles inclues dans la même facture.

7.5 En cas de non-paiement à l'échéance, MEDIAWEB se réserve le droit de recourir à une société de recouvrement pour le recouvrement des sommes dues. Le système de relance pour les impayés est structuré comme suit :

Rappel automatique : 15 jours après la date d'échéance.
Deuxième rappel : 30 jours après la date d'échéance.
Mise en demeure sous forme d'email : 70 jours après la date d'échéance.

Ces relances et mises en demeure visent à rappeler au Client ses obligations de paiement et à faciliter la régularisation des sommes dues.

Article 8 – Droits et obligations des Parties

8.1 Pour la réalisation de la Mission, le Client s’engage à :

Mettre à la disposition du Prestataire de Services, dans les délais utiles, tous les documents et informations nécessaires à l’exécution de la Mission, faute de quoi le Prestataire de Services ne pourra pas garantir le respect des délais ;
Assurer au Prestataire de Service, l’accès libre à l’installation informatique et à ses équipements ;
Porter à la connaissance du Prestataire de Services tous faits nouveaux, importants ou exceptionnels susceptibles d’affecter la situation du Client ou d’impacter le bon déroulement de la Mission.
Confirmer par écrit, si le Prestataire de Services le lui demande, que les documents, les informations, les renseignements et les explications fournis sont exhaustifs et reflètent fidèlement la situation du Client.
Vérifier le bon déroulement de ses sauvegardes, sauf en cas d’option payante d’infogérance par MEDIAWEB.
Vérifier sa console d'antivirus, sauf en cas d’option payante d’infogérance par MEDIAWEB.

8.2 Le Prestataire de Services est responsable de la bonne application des lois et règlements en vigueur au jour de l’exécution de sa Mission, et de la sauvegarde des intérêts du Client. De manière générale, le Prestataire de Services ne peut être tenu pour responsable en cas de non-respect par le Client des obligations qui lui incombent.

8.3 Le Prestataire de Services renoncera d’office à effectuer une Mission, dès lors que son indépendance de fait et d’esprit peur être compromise, et le fera savoir dans les plus brefs délais à son Client.

Article 9 – Application et opposabilité des Conditions Générales

9.1 Toute Mission accomplie par le Prestataire de Services est régie exclusivement par le Contrat. Il ne pourra y être dérogé que par un accord écrit du Prestataire de Services. Toute dérogation accordée par le Prestataire de Services aux Conditions Générales et/ou à la Convention Particulière ou de tout autre document (bon de commande ou autre…) n’infirme en rien l’application des autres articles pour lesquels aucune dérogation n’est prévue.

9.2 Le Contrat prévaut sur toutes autres conditions générales ou particulière émanant du Client. Dans le cadre d’une Mission et sauf accord préalable et écrit du Prestataire de Services, les conditions générales du Client ne lui sont ni applicables ni opposables.

9.3 Le fait pour le Prestataire de Services de ne pas se prévaloir de l’une des clauses des Conditions Générales ou de la Convention Particulière ne peut être interprété comme valant renonciation à se prévaloir ultérieurement d’une desdites clauses.

9.4 Si une clause ou condition était déclarée nulle par décision de justice, cette nullité n’entrainerait pas la nullité des Conditions Générales ou de la Convention Particulière. Le cas échéant, les Parties négocieront afin de convenir d’une ou plusieurs dispositions qui permettraient d’atteindre, dans la mesure du possible, l’objectif poursuivi par la ou les clauses frappées de nullité.

Article 10 – Propriété intellectuelle

Les logiciels, applications et autres créations intellectuelles réalisées par le Prestataire de Services restent sa propriété intellectuelle jusqu'au paiement complet des prestations par le Client. Après paiement, la propriété des créations est transférée au Client, sauf stipulation contraire.

Article 11 – Durée & Résiliation

11.1 Le Contrat prend effet à la date de signature (électronique ou manuscrite) par les deux Parties de la Convention Particulière ou de tout autre document (bon de commande ou autre…). Il est conclu pour la durée qui y est mentionnée.

11.2 Chacune des Parties peut mettre fin au Contrat à tout moment moyennant l’envoi d’un courrier recommandé et tenant compte des modalités prévues ci-après. La résiliation prend effet à compter du 1er jour du mois qui suit la notification de la résiliation.

En cas de résiliation par une des Parties, le Prestataire de Services cesse entièrement et totalement toutes ses Missions à la date d’effet de la résiliation. L’ensemble des honoraires payés et/ou dus à la date de résiliation, même non encore facturés à cette date, resteront définitivement acquis au Prestataire de Services, notamment en rémunération des divers services fournis au Client.

Article 12 – Force majeure

12.1. L’exécution des obligations des Parties sera suspendue en cas d’évènement de force majeure de nature à empêcher ou à retarder l’exécution des obligations contractuelles de l’une des Parties. Par évènement de force majeure, il faut entendre tout évènement échappant au contrôle de la Partie qui l’invoque et dont elle ne pouvait raisonnablement se prémunir. Cela inclut notamment des situations similaires à une panne mondiale de Crowdstrike et/ou de Microsoft.

12.2. Si l’évènement de force majeure poursuit ses effets au-delà d’un délai de deux (2) mois, chacune des Parties pourra, après l’envoi d’une lettre recommandée à l’autre Partie, résilier immédiatement et de plein droit le Contrat.

Article 13 – Modification du Contrat

13.1. En cas de modification de la situation comptable, fiscale, juridique ou sociale du Client, le Prestataire de Services pourra être amené à adapter la Mission initiale et proposer au Client de nouvelles conditions contractuelles en adéquation avec la nouvelle situation du Client.

13.2. Le Prestataire de Services se réserve le droit de modifier ses Conditions Générales de Vente et s’engage à en informer le Client dont les Missions sont en cours par courriel. A défaut d’une résiliation du Client, le Prestataire de Services appliquera les nouvelles Conditions Générales avec effet immédiat.

Article 14 –Divers

14.1 Les heures d’ouverture et de disponibilité téléphonique de MEDIAWEB sont du lundi au vendredi de 9h à 17h, à l'exception des jours fériés.

14.2 Pour toute assistance client ou en cas de problèmes techniques, veuillez contacter notre support à l'adresse suivante : support (arobase) mediaweb .be.

14.3 Pour toutes questions relatives à nos services et/ou produits, veuillez nous écrire à : info (arobase) mediaweb .be.

Article 15 – Droit applicable et juridictions compétentes

Le Contrat est régi et interprété conformément au droit belge. Toutes les contestations qui pourraient surgir de son interprétation et/ou de son application seront soumises aux tribunaux francophones de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles. Toutefois, les parties s'engagent à chercher d'abord des solutions amiables en cas de différend, avant de recourir aux tribunaux.